1. Objet de la politique

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de BoxBuddy sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées lorsqu’ils utilisent la plateforme.

BoxBuddy attache une grande importance à la protection de la vie privée et s’engage à traiter les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données, dit « RGPD », à la loi Informatique et Libertés, ainsi qu’aux règles applicables en matière de cookies et traceurs.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’éditeur de la plateforme BoxBuddy.

Les informations d’identification de l’éditeur sont précisées dans les Mentions légales accessibles sur la plateforme. Les Mentions légales font l’objet d’une page dédiée afin de rester facilement accessibles aux utilisateurs.

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : contact@boxbuddy.fr.

3. Données personnelles concernées

Une donnée personnelle désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

BoxBuddy veille à ne collecter que les données nécessaires au fonctionnement de la plateforme, à la gestion des comptes, à la publication des annonces, à la messagerie interne, à la sécurité du service et à la réponse aux demandes des utilisateurs.

BoxBuddy ne demande pas aux utilisateurs de renseigner des données dites sensibles, telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, les données biométriques ou les données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle.

Les utilisateurs s’engagent à ne pas publier volontairement ce type de données dans leurs annonces, messages ou profils.

4. Données collectées par BoxBuddy

4.1. Données de compte

Lors de la création et de la gestion d’un compte, BoxBuddy peut collecter :

• adresse e-mail
• mot de passe, conservé sous forme sécurisée et non lisible en clair
• date de création du compte   
• date de dernière connexion
• statut du compte
• préférences liées au compte, le cas échéant.

4.2. Données de profil

Lorsque l’utilisateur complète son profil, BoxBuddy peut collecter, selon les champs disponibles :

• prénom
• nom
• ville ou zone géographique
• photo ou image de profil, si l’utilisateur choisit d’en ajouter une
• statut de l’utilisateur : particulier, professionnel, courtier ou autre statut disponible sur la plateforme
• nom de l’entreprise, le cas échéant
• numéro SIREN ou informations professionnelles, si ces données sont nécessaires à l’identification d’un utilisateur professionnel
• description ou informations complémentaires volontairement renseignées par l’utilisateur.

Certaines informations de profil peuvent être visibles par d’autres utilisateurs, notamment dans le cadre des annonces, des échanges ou de la consultation d’un profil.

4.3. Données liées aux annonces

Lorsqu’un utilisateur publie une annonce, BoxBuddy peut traiter notamment :

• titre de l’annonce
• description
• type de besoin ou d’offre
• port ou lieu de départ
• port ou lieu d’arrivée
• période ou date souhaitée
• volume ou espace recherché ou disponible
• nature générale de la marchandise
• contraintes particulières indiquées par l’utilisateur
• informations opérationnelles utiles à la mise en relation
• date de publication, modification, expiration ou suppression de l’annonce.

Les informations relatives aux annonces sont principalement liées au service demandé. Certaines peuvent toutefois constituer des données personnelles lorsqu’elles permettent d’identifier directement ou indirectement un utilisateur.

4.4. Données de messagerie interne

BoxBuddy propose une messagerie interne permettant aux utilisateurs d’échanger dans le cadre de la mise en relation. À ce titre, la plateforme peut traiter :

• contenu des messages échangés
• date et heure d’envoi
• identité ou identifiant des utilisateurs concernés
• statut de lecture ou d’envoi, le cas échéant
• pièces jointes ou informations transmises, si cette fonctionnalité existe
• signalements ou historiques nécessaires à la sécurité et à la modération.

Ces données sont utilisées pour permettre les échanges entre utilisateurs, assurer la sécurité de la plateforme, prévenir les abus et gérer les signalements.

4.5. Données de contact

Lorsque vous contactez BoxBuddy par e-mail, formulaire de contact ou tout autre canal mis à disposition, nous pouvons collecter :

• nom
• prénom
• adresse e-mail
• objet de la demande
• contenu du message
• date et historique des échanges.

4.6. Données techniques et de sécurité

Lors de l’utilisation de la plateforme, BoxBuddy peut collecter automatiquement certaines données techniques, notamment :

• adresse IP
• date et heure de connexion
• type de navigateur
• système d’exploitation
• pages consultées
• actions réalisées sur la plateforme
• journaux techniques, erreurs serveur ou événements de sécurité
• données nécessaires à la prévention de la fraude, des abus ou des accès non autorisés.

4.7. Données de paiement

BoxBuddy est actuellement une plateforme gratuite. Aucun paiement n’est réalisé directement sur la plateforme à ce stade. BoxBuddy ne collecte donc pas de données bancaires, de numéro de carte, d’identifiant de paiement ou de données de facturation liées à un paiement en ligne.

Si BoxBuddy propose ultérieurement des fonctionnalités payantes, la présente Politique de confidentialité sera mise à jour avant la mise en place de ces traitements.

5. Finalités des traitements

BoxBuddy traite les données personnelles des utilisateurs pour les finalités suivantes :

• création, sécurisation et gestion des comptes utilisateurs
• publication, consultation, gestion et suppression des annonces
• mise en relation entre utilisateurs
• fonctionnement de la messagerie interne
• envoi de notifications importantes liées au compte, aux annonces ou aux messages
• modération des annonces, profils ou messages
• traitement des signalements
• prévention des fraudes, abus, accès non autorisés et comportements illicites
• réponse aux demandes envoyées par les utilisateurs
• gestion des demandes d’exercice de droits RGPD
• amélioration, maintenance et sécurisation de la plateforme
• respect des obligations légales et défense des droits de BoxBuddy, des utilisateurs ou des tiers.

6. Bases légales des traitements

Les traitements réalisés par BoxBuddy reposent, selon les cas, sur les bases légales suivantes :

6.1. Exécution du service

Certains traitements sont nécessaires pour fournir les services demandés par l’utilisateur, notamment la création du compte, la publication des annonces, l’accès aux fonctionnalités de mise en relation et l’utilisation de la messagerie interne.

6.2. Intérêt légitime de BoxBuddy

Certains traitements reposent sur l’intérêt légitime de BoxBuddy, notamment la sécurité de la plateforme, la prévention de la fraude et des abus, la modération, l’amélioration du service, la gestion des litiges, la preuve de l’acceptation des CGU et la conservation limitée de certains journaux techniques.

6.3. Consentement

Certains traitements peuvent reposer sur le consentement de l’utilisateur, notamment le dépôt de cookies ou traceurs non strictement nécessaires, l’envoi de communications marketing si BoxBuddy en propose ultérieurement, ou la publication volontaire de certaines informations facultatives de profil.

6.4. Obligation légale

Certains traitements peuvent être nécessaires pour respecter une obligation légale, répondre à une autorité compétente ou conserver certaines informations lorsqu’une loi l’impose.

7. Données obligatoires et facultatives

Lorsque certaines données sont nécessaires à la création d’un compte, à la publication d’une annonce, à l’utilisation de la messagerie interne ou à l’accès à une fonctionnalité, leur fourniture est obligatoire.

Le refus de communiquer ces données peut empêcher l’accès à la fonctionnalité concernée.

Les données facultatives sont signalées comme telles ou découlent du caractère optionnel du champ concerné. L’utilisateur reste libre de ne pas les renseigner.

8. Destinataires des données

Les données personnelles traitées par BoxBuddy peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives :

• à l’éditeur de BoxBuddy
• aux personnes autorisées intervenant dans la gestion, la maintenance, la sécurité, le support ou la modération de la plateforme
• aux autres utilisateurs, uniquement pour les informations rendues visibles dans le cadre du profil, des annonces ou des échanges
• aux prestataires techniques de BoxBuddy
• aux autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

BoxBuddy ne vend pas les données personnelles des utilisateurs à des tiers.

BoxBuddy ne loue pas les données personnelles des utilisateurs à des tiers.

9. Prestataires et sous-traitants

BoxBuddy peut faire appel à des prestataires techniques pour assurer le fonctionnement de la plateforme, notamment :

• hébergement de la plateforme ;
• maintenance technique
• stockage et sauvegarde des données
• sécurité et supervision technique
• envoi d’e-mails transactionnels, par exemple confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, notifications importantes ou notifications liées aux messages
• outils de mesure d’audience, si utilisés
• outils de gestion des cookies, si utilisés
• support technique.

Ces prestataires n’accèdent aux données personnelles que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions et sont tenus de respecter des obligations de confidentialité et de sécurité.

BoxBuddy veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles.

10. Transferts hors Union européenne

BoxBuddy privilégie, lorsque cela est possible, l’hébergement et le traitement des données au sein de l’Union européenne ou dans des pays offrant un niveau de protection adéquat.

Si certains prestataires traitent des données en dehors de l’Union européenne, BoxBuddy s’assure que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD, telles qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou tout mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

11. Durées de conservation

BoxBuddy conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée le cas échéant des durées nécessaires au respect d’obligations légales, à la preuve des droits ou à la gestion des litiges.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque la loi ou la défense de droits l’exige.

12. Comptes inactifs

BoxBuddy peut considérer un compte comme inactif après une période prolongée sans connexion ou activité. À titre indicatif, un compte peut être considéré comme inactif après 24 mois sans activité.

En cas d’inactivité prolongée, BoxBuddy peut contacter l’utilisateur afin de l’informer de la possibilité de fermeture ou de suppression du compte.

13. Cookies et traceurs

BoxBuddy peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour assurer le fonctionnement de la plateforme, améliorer l’expérience utilisateur, mesurer l’audience et sécuriser le service.

13.1. Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement de la plateforme. Ils peuvent notamment permettre la connexion au compte, la sécurité de la session, la mémorisation de certains choix indispensables, la prévention des fraudes et l’affichage correct du site.

13.2. Cookies de mesure d’audience

Ces cookies permettent de comprendre l’utilisation générale de la plateforme, de mesurer la fréquentation et d’améliorer le service. Selon l’outil utilisé et sa configuration, ces cookies peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur.

13.3. Cookies marketing ou publicitaires

BoxBuddy n’utilise pas nécessairement de cookies publicitaires à ce stade. Si de tels cookies sont ajoutés ultérieurement, ils ne seront déposés qu’avec le consentement préalable de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis.

13.4. Gestion des préférences

Lorsque le consentement est requis, l’utilisateur peut accepter, refuser ou paramétrer les cookies via le bandeau ou le module de gestion des préférences mis à disposition sur la plateforme.

Pour plus d’informations, l’utilisateur peut consulter la Politique cookies de BoxBuddy : Politique cookies.

14. Sécurité des données

BoxBuddy met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction.

• utilisation du protocole HTTPS
• stockage sécurisé des mots de passe sous forme non lisible en clair
• accès limité aux données aux seules personnes autorisées
• sécurisation des serveurs et outils techniques
• sauvegardes lorsque cela est nécessaire
• journalisation de certains événements de sécurité
• procédures de gestion des incidents
• sensibilisation des personnes intervenant sur la plateforme à la confidentialité et à la sécurité.

Aucune mesure de sécurité ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue. L’utilisateur est également responsable de la confidentialité de ses identifiants et doit choisir un mot de passe suffisamment robuste.

En cas de suspicion de compromission de son compte, l’utilisateur doit contacter BoxBuddy sans délai à l’adresse : contact@boxbuddy.fr.

15. Confidentialité des échanges et responsabilité des utilisateurs

BoxBuddy met à disposition une messagerie interne permettant aux utilisateurs d’échanger dans le cadre de la mise en relation.

Les utilisateurs sont invités à faire preuve de prudence dans les informations qu’ils communiquent à d’autres utilisateurs. Il est recommandé de ne pas transmettre via la plateforme :

• coordonnées bancaires
• documents confidentiels non nécessaires
• données sensibles
• informations commerciales stratégiques
• documents douaniers ou logistiques sensibles sans vérification préalable de l’interlocuteur
• données personnelles de tiers sans autorisation.

BoxBuddy ne peut pas garantir la fiabilité, l’identité, la solvabilité ou le sérieux des utilisateurs avec lesquels vous échangez.

16. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation applicable, les utilisateurs disposent des droits suivants sur leurs données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de données lorsque les conditions légales sont réunies.
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement dans certains cas.
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime de BoxBuddy.
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré lorsque ce droit est applicable.
• Droit de retirer son consentement : retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur cette base.
• Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort des données personnelles après le décès.

17. Exercice des droits

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter BoxBuddy à l’adresse suivante : contact@boxbuddy.fr.

La demande doit préciser le droit exercé et permettre à BoxBuddy d’identifier l’utilisateur concerné. Lorsque cela est nécessaire, BoxBuddy peut demander des informations complémentaires afin de vérifier l’identité du demandeur et protéger la confidentialité des données personnelles.

BoxBuddy répond aux demandes dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de nombre important de demandes. Dans ce cas, BoxBuddy informera l’utilisateur de la prolongation et des motifs du report.

18. Réclamation auprès de la CNIL

Si l’utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, il peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, dite « CNIL ».

Site internet : www.cnil.fr

Il est recommandé de contacter d’abord BoxBuddy afin de rechercher une solution amiable.

19. Mineurs

BoxBuddy n’a pas vocation à être utilisée par des mineurs.

Si BoxBuddy constate qu’un compte a été créé par un mineur sans autorisation appropriée, la plateforme pourra supprimer le compte concerné et les données associées, sauf obligation légale contraire.

20. Modification de la Politique de confidentialité

BoxBuddy peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de l’adapter à l’évolution de la plateforme, de ses fonctionnalités, de ses outils techniques ou de la réglementation applicable.

En cas de modification substantielle, BoxBuddy pourra informer les utilisateurs par tout moyen approprié, notamment par affichage sur la plateforme ou par e-mail.

La version applicable est celle publiée sur la plateforme à la date de consultation.

21. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter BoxBuddy à l’adresse suivante : contact@boxbuddy.fr.